Nu je een tekst in elkaar hebt gedraaid kan je alles versturen naar wie je maar wil (zolang je uiteraard de juiste e-mailadressen hebt).

Onderwerp

Om te beginnen dien je iedere e-mail een onderwerp (subject) te geven wat de lading van de tekst dekt. Dit is erg praktisch voor zowel verzender als ontvanger om het mailtje te archiveren op een later tijdstip nog eens terug te vinden.

Vul dus ook altijd dit onderwerp in! Gebruik hierbij geen teksten zoals “Hallo” of “ik weer”, maar probeer in een aantal woorden (liefst minder dan zes) het onderwerp duidelijk te maken. Zie ook het artikel “Het belang van een goede onderwerpregel” op Lifehacking.

Aan

Vervolgens dient het mailtje geadresseerd te worden door in het Aan-veld (to) het e-mailadres van de ontvanger in te vullen. Bij meerdere geadresseerden hoor je de adressen met een komma te scheiden, al zijn er ook programma’s die hierbij een puntkomma (;) vereisen.

Als je ook de volledige naam van iemand wil gebruiken, kan je het volgende toepassen: "Piet Visser" <P.Visser@example.com>

Kopieën

Wanneer je een mailtje naar meerdere mensen wil sturen kan je naast het invullen van een aantal adressen bij het Aan-veld ook gebruik maken van kopieën (Carbon Copy, CC) .

Dit veld gebruik je voor mensen aan wie de tekst niet echt gericht is, maar die je alleen op de hoogte wil stellen van de inhoud van een bericht, waarbij het ook wenselijk is dat overige ontvangers zien wie het bericht allemaal hebben gekregen.
Een voorbeeld: Een werknemer heeft een vraag over een procedure gesteld via de mail aan zijn supervisor. De supervisor stuurt de werknemer een antwoord maar stuurt ook een carbon copy naar zijn eigen leidinggevende om deze op de hoogte te stellen van de vraag en het gegeven antwoord.

Blinde kopie

Naast een carbon copy kan je ook een blind carbon copy (BCC) gebruiken. Het verschil is dat niemand de adressen in de BCC lijst kan zien.

Wanneer je iets aan veel mensen stuurt kan je dus het beste dit veld gebruiken. Op deze manier verspreid je niet ongevraagd het e-mailadres van iemand anders, en waarborg je de privacy van alle ontvangers.

Lees- en ontvangstbevestigingen

Bij het versturen van mail kan je aangeven dat je een bevestiging wil krijgen van de ontvangende partij, om zeker te weten dat je bericht is afgeleverd en/of gelezen. Hierbij bestaan twee mogelijkheden: een leesbevestiging (reading confirmation) en een ontvangstbevestiging (delivery confirmation).

Wanneer je gebruik maakt van een ontvangstbevestiging zal je een bericht terug krijgen op het moment dat je mailtje in de postbus van de ontvanger is afgeleverd. Meestal is dit binnen enkele seconden het geval. In vergelijking met het dagelijkse leven: zie het als een bericht dat de postbode geeft wanneer hij de brief in de brievenbus van de ontvanger heeft gedaan. De postbode weet hierbij dus niet of de geadresseerde thuis is, en of hij de brief wel leest.

Het nut van een dergelijke ontvangstbevestiging is dus beperkt. Het bericht geeft enkel uitsluitsel over het afleveren van de mail. Over het algemeen krijg je echter al een foutmelding binnen enkele seconden wanneer een mailtje niet afgeleverd kan worden (bijvoorbeeld wanneer je een typefout in het adres hebt gemaakt). Zo af en toe wil een ontvangstbevestiging echter wel praktisch zijn wanneer je op een later tijdstip aan wil kunnen tonen dat een mailtje is verstuurd en afgeleverd.

Een leesbevestiging wordt door (het mailprogramma van) de ontvanger verstuurd op het moment dat hij het mailtje leest of heeft gelezen. Hierbij wordt vaak nog door het programma gevraagd of de leesbevestiging wel moet worden verstuurd. Wanneer hier met “Nee” wordt geantwoord wordt er dus geen bevestiging verstuurd ook al is het mailtje wel gelezen. Gebruik van deze optie is dus ook niet altijd nuttig, omdat een reactie niet zeker is.

Het is overigens onbeleefd om de leesbevestiging altijd aan te zetten (net als je ook niet iedereen aan wie je een kaartje stuurt nabelt om te checken of hij/zij wel goed heeft gelezen wat er op staat). Een leesbevestiging heeft dus een beetje een controlerende nasmaak. Als je toch echt een bevestiging wil staat het netjes als je dit even in je bericht verantwoordt.

Kortom…

• Gebruik altijd een onderwerp, en kies deze zo dat de lading van de tekst wordt gedekt
• Geadresseerden kan je invoeren als: “Piet Visser”
• Scheidt verschillende adressen met een puntkomma
• Gebruik de Carbon Copy (CC) om anderen te informeren over de inhoud van een mailtje
• Bij een Blind Carbon Copy kunnen de ontvangers de adressen van andere ontvangers niet zien
• Een ontvangstbevestiging vertelt je wanneer de verstuurde mail in de postbus van de ontvanger is geplaatst
• Een leesbevestiging vertelt je wanneer de ontvanger je mail heeft geopend, al is dit niet volledig betrouwbaar
• Gebruik alleen een leesbevestiging wanneer je daar een goede reden voor hebt

Ik werk nog aan goede “volgende/vorige-pagina”-knoppen. Voor nu kan je hieronder handmatig klikken op de pagina waar je naar toe wil: