Soms is het handig of nodig om naast de gewone tekst van je mailtje iets anders toe te voegen. Voorbeelden hiervan zijn plaatjes, tekstbestanden (van bijvoorbeeld MS Word) of een Powerpoint-presentatie.

In bepaalde e-mailprogramma’s is het mogelijk om een plaatje of iets dergelijks direct tussen de tekst te zetten. Probleem is echter dat lang niet alle software dit ook goed kan afbeelden! Je loopt dus het risico dat de geadresseerde helemaal niet ziet wat jij zelf ziet. De vraag is dan maar of het mailtje als geheel wel te begrijpen is.

Over het algemeen geldt dat iets dergelijks het beste als bijlage bij een mailtje kan worden bijgesloten. Zet dus niet een plaatje tussen de tekst, maar voeg het apart toe. Sta er ook even bij stil dat het zo zou kunnen zijn dat de ontvanger een langzame computer heeft, en geen zin of tijd heeft om een groot bestand te openen. Wat ook kan gebeuren is dat de ontvanger niet de juiste software heeft om het bijgevoegde bestand te bekijken (zonder Excel heb je immers weinig aan een Excel bestand!).

Om dergelijke problemen te voorkomen is het een goed streven om in het leesbare gedeelte van je e-mail te beschrijven wat je hebt toegevoegd, en waar dat over gaat. Op basis hiervan kan de ontvanger beslissen of het de moeite waard is om bijvoorbeeld snel een computer op te zoeken waar het betreffende bestand wel te zien is. Ook kan je proberen de relevante gedeeltes uit de bijlage een keer direct in je bericht op te nemen door ze over te typen.

Tekst bijvoegen

Wanneer je een stuk tekst (bijvoorbeeld een Word document) wil meesturen, is het vaak beter om deze tekst gewoon te kopiëren en plakken, en zo direct in je mailtje te zetten. Zeker wanneer de tekst minder dan een pagina is, en de opmaak niet erg relevant is.

Realiseer je dat de geadresseerde best eens lui zou kunnen zijn. Iedere extra handeling die verricht moet worden om de inhoud te bekijken, zal de drempel verhogen. Als je even de moeite neemt om de tekst te kopiëren en te plakken zal het zeker door meer mensen worden gelezen. Vergeet hierbij niet om er op te letten dat je het geheel wel als platte tekst verstuurt (zoals hierboven is uitgelegd).

Pas wanneer teksten langer worden en opmaak een belangrijke rol gaat spelen kan je beter het bestand apart als bijlage toevoegen.

Kortom…

• Plaats geen objecten tussen de tekst van een mailtje, maar voeg ze toe als attachment
• Voeg zo min mogelijk tekst documenten toe als bijlage; kopiëer de tekst liever gelijk in het mailtje

Ik werk nog aan goede “volgende/vorige-pagina”-knoppen. Voor nu kan je hieronder handmatig klikken op de pagina waar je naar toe wil: