Antwoord snel

Een pluspunt aan e-mail is dat het zeer snel kan worden afgeleverd. Hierdoor heeft men vaak (onbewust) de verwachting dat er ook altijd snel op een e-mail gereageerd zal worden. Wanneer je zelf dus een mailtje ontvangt doe je de verzender dan ook vaak een groot plezier door snel te reageren.

Wanneer je denkt niet binnen enkele dagen te kunnen reageren is het netjes om een kort bericht terug te sturen met de mededeling dat je het bericht van de ander hebt ontvangen, en dat je verwacht over x dagen een reactie te zullen versturen.

Sommige e-mailproviders bieden overigens de mogelijkheid van een “Vacation message”. Een automatisch antwoord met een zelf op te geven mededeling, bijvoorbeeld dat je de hele maand juli op vakantie bent, en dat je daarna zo snel mogelijk een antwoord zal sturen.

Met name voor zakelijke e-mail zal de afzender een snelle (en persoonlijke) reactie zeer opprijs stellen. Het kan immers erg vervelend zijn als je op zoek bent naar wat informatie en je niet weet of iemand sowieso wel de moeite neemt je e-mail te beantwoorden.
Bij persoonlijke mail is de factor van het wachten meestal van een veel kleiner belang. Sterker nog: Volgens mij zijn er best wat mensen die niet dagelijks persoonlijk heen en weer mailen, maar hier vaak een paar dagen tussen laten zitten.

Voorbeeldtekst

De rest van dit hoofdstuk zal ik ieder punt proberen te illustreren op basis van een voorbeeld. Stel je dus voor dat je onderstaand mailtje van Piet Visser hebt gekregen:

Hallo, Ik ben op zoek naar een goed hotel in Parijs, niet te duur, graag
dichtbij het centrum, en goed bereikbaar met het openbaar vervoer.
Verder zoek ik een bedrijf dat auto’s verhuurt in Parijs.

—
Piet Visser
P.Visser@example.com
http://www.example.com/PietVisser

Maak onderscheid tussen oorspronkelijk bericht en reactie

Vaak wil je in een antwoord reageren op het mailtje dat je gekregen hebt. Hierbij dien je iedere regel uit het oorspronkelijke bericht vooraf te laten gaan door een karakter, meestel het > teken.

Sommige software zet deze tekst in een ander kleurtje of plaatst er een blauwe balk voor. Zet dat zo snel mogelijk uit! Dit is namelijk geen platte tekst, en dus zou het voor de ontvanger wel eens onleesbaar kunnen zijn (zoals je al hierboven vlak boven Opties had kunnen lezen).

Knip in het oorspronkelijke bericht

Het is niet de bedoeling dat je het gehele oorspronkelijke bericht onveranderd laat staan in je reactie. Probeer het oorspronkelijke bericht zoveel mogelijk in te korten en te ontdoen van onnodige stukken, zoals de ondertekening van de schrijver.

Wanneer je midden in de tekst een stuk weghaalt, zou je dit duidelijk kunnen maken door op de betreffende plek “<knip>” te typen.

Als je reageert op een mailtje waarbij het niet nodig is om een stukje aan te halen, stuur dan ook niet het gehele originele bericht mee! Als iedereen zo zou antwoorden zouden alle e-mails ellenlang worden en voor niemand overzichtelijk.

Zie ook de uitleg onder het voorbeeld hieronder, bij “Reageer per onderwerp”.

Aanhef

Bij een antwoord is het gebruikelijk om na een eerste begroeting (zoals goedendag, beste en dergelijke) te beginnen met een tekst als deze:

Op 29 januari 2003 schreef Piet Visser (P.Visser@example.com):
> oorspronkelijke tekst...
>

Het ziet er wat onpersoonlijk uit (en dat is het meestal ook) maar kan bij het terug lezen van een (serie) mail erg functioneel zijn.

Reageer per onderwerp

Het is niet de bedoeling om de hele oorspronkelijke tekst in zijn geheel over te nemen en dan erna (of ervoor) een reactie typen. Reageer steeds onder ieder onderwerp dat wordt aangesneden, dus tussen de oorspronkelijke regels. Dit houdt het verhaal logisch.

Het reageren bovenaan het bericht, en het volledig aanhalen van het oorspronkelijke bericht wordt door velen gezien als minachting voor de lezer: de schrijver levert namelijk een erg onverzorgd stuk werk af en het kost de lezer veel moeite om het bericht te kunnen lezen.

Reageren tussen stukken aangehaalde tekst is het meest aan te raden. Vooral als de schrijver van het oorspronkelijke bericht meerdere vragen of stellingen heeft waarop je wilt reageren, is het handig om per onderwerp apart te reageren.

In het geval van ons voorbeeld:

Piet Visser schreef op 29 januari 2003:
> Ik ben op zoek naar een goed hotel in Parijs,
> niet te duur, graag,dichtbij het centrum, en
> goed bereikbaar met het openbaar vervoer.
Hotel ‘xxx’ is een aanrader, ik ben er zelf ook geweest.

> Verder zoek ik een bedrijf dat auto’s verhuurt in Parijs.

Verhuurbedrijf ‘yyy’ zit er om de hoek, dus dat is erg handig.

Groeten,

Miels 

Zoals al eerder gesteld dient alle irrelevante informatie weggehaald te worden. Zoals je ziet is dat hierboven ook netjes gedaan. De aanhef van Piet is verwijderd, evenals zijn ondertekening.

Mocht ik in het geval van het voorbeeld nou geen verhuurbedrijf weten, dan is dat gedeelte van Piet zijn e-mail voor het antwoord overbodig. Het is dan ook niet nodig die vraag over te nemen; verwijder hem liever.

In het voorbeeld was Piet gelukkig niet al te lang van stof. Je kan je ook een situatie voorstellen waarin Piet eerst helemaal uitlegt dat hij graag naar Parijs wil, maar dat hij heeft gehoord dat een hotel vinden zo moeilijk is, helemaal als het een beetje goed maar niet te duur moet zijn.
In zo’n geval zou je dat verhaal kunnen samenvatten. Dat doe je tussen rechte haken. In dit geval [Piet zoekt een goed en goedkoop hotel in Parijs].

Als je netjes op deze manier werkt kan je mooi onderaan het mailtje weer je eigen naam (en ondertekening) zetten. Ook wanneer je dan weer een antwoord terug krijgt (wat op bovenstaande wijze vorm wordt gegeven) kan je weer precies lezen wat je zelf had getypt, en hoe je daarop was gekomen.

Kortom…

• Probeer snel te antwoorden
• Maak onderscheid tussen origineel bericht en antwoord (door origineel met > te laten beginnen)
• Deel het origineel op in onderwerpen en reageer per item

Ik werk nog aan goede “volgende/vorige-pagina”-knoppen. Voor nu kan je hieronder handmatig klikken op de pagina waar je naar toe wil: