Hieronder vindt je de volledige tekst over e-mail etiquette, waarbij alle hoofdstukken onder elkaar staan. Wanneer je dit document online wil lezen kan je beter de pagina met aparte hoofdstukken lezen.
Inleiding e-mail etiquette
Op school leert iedereen hoe je een brief hoort op te stellen: waar komen de adressen van ontvanger en afzender, de aanhef, datum enzovoort. Waarschijnlijk zal niet iedereen alles onthouden, maar iedereen heeft de klok horen luiden en kan in ieder geval opzoeken waar de klepel hangt.
Steeds meer communicatie verplaatst zich echter van papier naar e-mail, waarbij de kwaliteit er niet vaak beter op wordt. Bij schrijven met pen en papier moest je altijd toch eerst nadenken voordat je iets op schrift ging stellen. Bij een foutje moest je immers opnieuw beginnen. In het begin was een computer daarbij dus een stuk handiger: je kon meteen beginnen en later gaan schrappen en aanvullen. Het gebeurt echter steeds vaker dat men wel direct begint met typen, maar het schrappen en aanvullen achterwege laat. Ongestructureerde teksten die bol staan van de typefouten zijn het resultaat (“want de spellingscheck is er nog niet overheen geweest”).
Naast de toegenomen slordigheid bij het opstellen van teksten in zijn algemeenheid komt ook nog dat het gebruik van e-mail voor velen nieuw is. Rond de begintijd van internet was de groep gebruikers nog redelijk select en snapte men wanneer en hoe de verschillende mogelijkheden gebruikt konden worden. Kennis werd goed overgedragen door het overzichtelijke aantal nieuwkomers en over het algemeen had men de etiquette (of in de context van internet: de netiquette) hoog in het vaandel staan. Bij het lager worden van de drempel tot internet werd deze groep uiteraard groter en verwaterden de op internet heersende normen en waarden (niet alleen op het gebied van mail). Plotseling werd er veel tussen nieuwkomers onderling gecommuniceerd, waardoor de kennis elders niet zichtbaar was voor deze mensen.
Inmiddels heeft het internet te kampen met een enorme hoeveelheid gebruikers die alles doen zoals ze het gewend zijn te doen, en die helaas ook geen enkele behoefte hebben zich te verdiepen in de netiquette. Voor de enkelen die dat wel hebben is het helaas zo dat alleen een goed voorbeeld al moeilijk te vinden is. Men krijgt enkel bedorven pap ingegoten en weet niet meer beter.
Deze teruggang bemerkte ik geruime tijd geleden in mijn eigen omgeving. Zoveel mogelijk probeerde ik mensen uit te leggen hoe ze het beste konden mailen, zowel voor hun eigen efficiëentie als die van hun contactpersonen. Op een gegeven moment kreeg ik genoeg van het steeds weer ophangen van hetzelfde verhaal, en ging ik op zoek naar een site waarnaar ik mijn kennissen kon doorsturen. Een dergelijke site bleek moeilijk te vinden of voldeed niet (geheel) aan de eisen die ik stelde. Zo kwam ik tot de beslissing om zelf eens de handen uit de mouwen te steken en de pagina die u nu leest aan mijn site toe te voegen. Veel van de bezoekers van deze pagina zullen inmiddels wel weten hoe een brief te schrijven en vragen zich af hoe dat eigenlijk bij e-mail hoort te gebeuren. Ik hoop van harte dat u hier het antwoord kunt vinden. Mocht dat niet het geval zijn (of bent u benieuwd naar meer details) aarzel dan niet, en neem contact op. U heeft overigens niets te vrezen: ik zal niet boos worden wanneer u niet alles doet zoals het hoort.
Ik werk nog aan goede “volgende/vorige-pagina”-knoppen. Voor nu kan je hieronder handmatig klikken op de pagina waar je naar toe wil:
Opzet van de pagina e-mail etiquette
De basis van e-mailen is het versturen van een eigen mailtje. In het hoofdstuk tekst wordt uiteengezet hoe deze inhoud vorm gegeven dient te worden.
Voordat een mailtje wordt verstuurd kan je nog wat opties aanvinken en verschillende velden invullen. Vaak is het onduidelijk waar de verschillende mogelijkheden precies voor dienen. In het hoofdstuk opties zal ik de verschillende mogelijkheden uitleggen en wat het resultaat van het gebruik van opties is.
Na behandeling van deze basis komt de volgende stap: het beantwoorden (oftewel replyen) van een e-mailtje. Met name wanneer er heen en weer wordt gemaild kan een mailtje een behoorlijke puinhoop worden, waar op den duur niemand meer van weet waar het precies over gaat… Tenzij men aan de standaarden voor een antwoord vasthoudt.
Naast het antwoord geven op mail wordt de mogelijkheid van het doorsturen (oftewel forwarden) van e-mail ook regelmatig gebruikt. Ook voor het doorsturen van e-mail bestaat een voorkeur, al is het in dit geval ook belangrijk om te vermelden welke mailtjes eigenlijk helemaal niet doorgestuurd horen te worden.
Ook zal het toevoegen van bijlagen (attachments) worden behandeld. Hoe voeg je ze toe en zorg je dat de ontvanger ze goed kan lezen.
Men vraagt zich ook wel eens af hoe het zit met de privacy van e-mail. Rust er nu briefgeheim op e-mail of niet? Kan iedereen zomaar alle e-mail lezen? In het hoofdstuk privacy zal ik hier het één en ander over toelichten.
Ik werk nog aan goede “volgende/vorige-pagina”-knoppen. Voor nu kan je hieronder handmatig klikken op de pagina waar je naar toe wil:
Hoe bouw je een mailtje op
Werk verzorgd
Het feit dat e-mailen snel en simpel is neemt niet weg dat je ook aan de inhoud en layout van een e-mailtje een beetje zorg moet besteden. Helemaal wanneer je een reactie van iemand verwacht is het tamelijk respectloos om maar even wat regeltjes neer te knallen en dan toch een goede reactie te verwachten. Het wordt gewaardeerd als je even de tijd neemt om je bericht netjes op te stellen.
Zorg er om te beginnen voor dat de tekst van een mailtje eruit ziet als een brief. Gebruik een aanhef die je van toepassing acht, begin wat je wilt vertellen met een inleiding, doe je verhaal in de rest van de body en sluit netjes af. Vergeet ook vooral niet om af en toe een witregel te gebruiken. Controleer tenslotte je bericht nog een keer op spelfouten.
Signature
Vaak wordt er na de afsluiting van de tekst nog (soms automatisch) een onderschrift (ofwel signature), toegevoegd. Hierin is vaak de volledige naam van de schrijver van het mailtje te vinden, evenals contactinformatie zoals telefoonnummer of het adres van een site. Bij mail verstuurd vanuit een bedrijf staat vaak ook de naam van de organisatie onderaan. Ook wil men nog wel eens een leuk citaat toevoegen (zie bijvoorbeeld een aantal van mijn favoriete quotes en signatures).
Het is gebruikelijk om het onderschrift te laten beginnen met twee streepjes, dan een spatie en dan een return (dus “– ” zonder de “). Dit heeft te maken met software die vaak wordt gebruikt voor het automatisch verwerken van mail. Door deze tekens weet dit programma dat hij aan het einde van het bericht is.
Probeer je onderschrift niet te lang te maken. Een maximum van vier regels is hierbij een mooi streven.
Een voorbeeld van een onderschrift:
—
Piet Visser
P.Visser@example.com
http://www.example.com/PietVisser”Sleep: A completely inadequate substitute for caffeine”
Eigenaardigheden: fonetisch schrift en smileys
Spelfouten horen net als bij een conventionele brief ook niet thuis in een e-mail, al komt het wel iets minder strikt. Zo gebeurt het in computerland regelmatig dat woorden meer fonetisch worden gespeld. Kijk dus niet raar op als er ergens “ff” in een mailtje staat. Wanneer je een woord niet snapt wil het ook wel eens helpen om het gewoon uit te spreken. In dit geval zie je twee keer de letter “f”, oftewel twee “effen”, wat natuurlijk “even” betekent. Zo kan je nog wel meer leuke dingen verw88. Hoe dan ook: deze bewust gekozen manieren van spelling vallen bij e-mail niet onder spelfouten. Ze maken deel uit van de digitale gebruiken, en zijn eigenlijk best een interessante ontwikkeling. De wenselijkheid hiervan is een discussie die ik op deze pagina niet aan zal gaan. Het valt natuurlijk niet aan te raden dergelijke constructies in een zakelijk bericht te gebruiken.
Naast dit in het begin vreemd aandoende fonetisch schrift zijn de zogenaamde “smileys” soms ook even wennen. Deze gezichtjes worden gebruikt om de bedoeling van een opmerking te verduidelijken. Met name grapjes verdienen vaak een smiley, omdat ze anders wel eens verkeerd opgevat kunnen worden. Een mooie manier om het aantal misverstanden te verkleinen.
De meest gebruikte smileys:
draai je hoofd een kwartslag om ze te kunnen zien
| 🙂 | Glimlach |
| 😉 | Knipoog |
| 🙁 | Bedroefd |
De liggende streepjes (neuzen) worden vaak weggelaten
Zie voor veel meer inspiratie NetLingo (pas op voor spierpijn in je nek doordat je je hoofd de hele tijd schuin houdt 😉 )
Voeg geen objecten toe tussen de tekst
Tegenwoordig zijn er wellicht veel mensen die Outlook gebruiken, maar vergeet niet dat niet iedereen dat doet! Toevoegen van plaatjes of andere embeddded objects kan leuk zijn, maar wanneer er tekst op deze plaatjes staat moet je er rekening mee houden dat de ontvanger deze afbeeldingen niet gelijk kan lezen. Probeer dus altijd ook voor een tekst te zorgen die de lading dekt.
Mocht je het toch noodzakelijk vinden om iets mee te sturen, gebruik dan liever een aparte bijlage (dit wordt hieronder op deze pagina nader uitgelegd).
Verstuur mail in platte tekst
Veel e-mailprogramma’s bieden de mogelijkheid om de tekst in verschillende lettertypes af te beelden. Ook hier geldt echter weer, net als bij de hierboven genoemde objecten, dat niet iedereen dit goed kan ontvangen. Het is vaak dus overbodig om een mailtje mooi te lay-outen, en soms zelfs onwenselijk. De kans dat de ontvanger het heel anders te zien krijgt is groot. Gebruik dus bijvoorbeeld geen tabs om dingen netjes op een rijtje te zetten. Beter is het om hier spaties te gebruiken, al kan hier beter ook niet al te uitbundig gebruik van worden gemaakt.
Sommige mailprogramma’s beschikken ook over de mogelijkheid om e-mail in HTML (HyperText Markup Language) of RTF (Richt Text Format) te versturen. Hier gaat dezelfde vlieger op: je weet niet zeker of de ontvanger het wel goed kan lezen.
Op de volgende pagina’s staat voor een groot aantal e-mailprogramma’s uitgelegd hoe je het versturen van HTML uit kan zetten:
- Configuring Mailclients to Send Plain ASCII text (Pinehurst support)
- Sending Messages in Plain Text (RootsWeb helpdesk)
Kortom…
- Zorg voor overzichtelijke tekst, met witregels tussen alinea’s
- Kijk niet raar op van fonetisch schrift en smileys
- Gebruik geen objecten zoals plaatjes of grafieken in je mail
- Schrijf in platte tekst, dus niet in HTML of met verschillende lettertypen
- Begin een onderschrift met “streep-streep-spatie” en maak ‘m niet te lang
Mogelijke opties
Nu je een tekst in elkaar hebt gedraaid kan je alles versturen naar wie je maar wil (zolang je uiteraard de juiste e-mailadressen hebt).
Onderwerp
Om te beginnen dien je iedere e-mail een onderwerp (subject) te geven wat de lading van de tekst dekt. Dit is erg praktisch voor zowel verzender als ontvanger om het mailtje te archiveren op een later tijdstip nog eens terug te vinden.
Vul dus ook altijd dit onderwerp in! Gebruik hierbij geen teksten zoals “Hallo” of “ik weer”, maar probeer in een aantal woorden (liefst minder dan zes) het onderwerp duidelijk te maken. Zie ook het artikel “Het belang van een goede onderwerpregel” op Lifehacking.
Aan
Vervolgens dient het mailtje geadresseerd te worden door in het Aan-veld (to) het e-mailadres van de ontvanger in te vullen. Bij meerdere geadresseerden hoor je de adressen met een komma te scheiden, al zijn er ook programma’s die hierbij een puntkomma (;) vereisen.
Als je ook de volledige naam van iemand wil gebruiken, kan je het volgende toepassen: "Piet Visser" <P.Visser@example.com>
Kopieën
Wanneer je een mailtje naar meerdere mensen wil sturen kan je naast het invullen van een aantal adressen bij het Aan-veld ook gebruik maken van kopieën (Carbon Copy, CC) .
Dit veld gebruik je voor mensen aan wie de tekst niet echt gericht is, maar die je alleen op de hoogte wil stellen van de inhoud van een bericht, waarbij het ook wenselijk is dat overige ontvangers zien wie het bericht allemaal hebben gekregen.
Een voorbeeld: Een werknemer heeft een vraag over een procedure gesteld via de mail aan zijn supervisor. De supervisor stuurt de werknemer een antwoord maar stuurt ook een carbon copy naar zijn eigen leidinggevende om deze op de hoogte te stellen van de vraag en het gegeven antwoord.
Blinde kopie
Naast een carbon copy kan je ook een blind carbon copy (BCC) gebruiken. Het verschil is dat niemand de adressen in de BCC lijst kan zien.
Wanneer je iets aan veel mensen stuurt kan je dus het beste dit veld gebruiken. Op deze manier verspreid je niet ongevraagd het e-mailadres van iemand anders, en waarborg je de privacy van alle ontvangers.
Lees- en ontvangstbevestigingen
Bij het versturen van mail kan je aangeven dat je een bevestiging wil krijgen van de ontvangende partij, om zeker te weten dat je bericht is afgeleverd en/of gelezen. Hierbij bestaan twee mogelijkheden: een leesbevestiging (reading confirmation) en een ontvangstbevestiging (delivery confirmation).
Wanneer je gebruik maakt van een ontvangstbevestiging zal je een bericht terug krijgen op het moment dat je mailtje in de postbus van de ontvanger is afgeleverd. Meestal is dit binnen enkele seconden het geval. In vergelijking met het dagelijkse leven: zie het als een bericht dat de postbode geeft wanneer hij de brief in de brievenbus van de ontvanger heeft gedaan. De postbode weet hierbij dus niet of de geadresseerde thuis is, en of hij de brief wel leest.
Het nut van een dergelijke ontvangstbevestiging is dus beperkt. Het bericht geeft enkel uitsluitsel over het afleveren van de mail. Over het algemeen krijg je echter al een foutmelding binnen enkele seconden wanneer een mailtje niet afgeleverd kan worden (bijvoorbeeld wanneer je een typefout in het adres hebt gemaakt). Zo af en toe wil een ontvangstbevestiging echter wel praktisch zijn wanneer je op een later tijdstip aan wil kunnen tonen dat een mailtje is verstuurd en afgeleverd.
Een leesbevestiging wordt door (het mailprogramma van) de ontvanger verstuurd op het moment dat hij het mailtje leest of heeft gelezen. Hierbij wordt vaak nog door het programma gevraagd of de leesbevestiging wel moet worden verstuurd. Wanneer hier met “Nee” wordt geantwoord wordt er dus geen bevestiging verstuurd ook al is het mailtje wel gelezen. Gebruik van deze optie is dus ook niet altijd nuttig, omdat een reactie niet zeker is.
Het is overigens onbeleefd om de leesbevestiging altijd aan te zetten (net als je ook niet iedereen aan wie je een kaartje stuurt nabelt om te checken of hij/zij wel goed heeft gelezen wat er op staat). Een leesbevestiging heeft dus een beetje een controlerende nasmaak. Als je toch echt een bevestiging wil staat het netjes als je dit even in je bericht verantwoordt.
Kortom…
- Gebruik altijd een onderwerp, en kies deze zo dat de lading van de tekst wordt gedekt
- Geadresseerden kan je invoeren als: “Piet Visser”
- Scheidt verschillende adressen met een puntkomma
- Gebruik de Carbon Copy (CC) om anderen te informeren over de inhoud van een mailtje
- Bij een Blind Carbon Copy kunnen de ontvangers de adressen van andere ontvangers niet zien
- Een ontvangstbevestiging vertelt je wanneer de verstuurde mail in de postbus van de ontvanger is geplaatst
- Een leesbevestiging vertelt je wanneer de ontvanger je mail heeft geopend, al is dit niet volledig betrouwbaar
- Gebruik alleen een leesbevestiging wanneer je daar een goede reden voor hebt
Ik werk nog aan goede “volgende/vorige-pagina”-knoppen. Voor nu kan je hieronder handmatig klikken op de pagina waar je naar toe wil:
Het antwoord (ofwel reply)
Antwoord snel
Een pluspunt aan e-mail is dat het zeer snel kan worden afgeleverd. Hierdoor heeft men vaak (onbewust) de verwachting dat er ook altijd snel op een e-mail gereageerd zal worden. Wanneer je zelf dus een mailtje ontvangt doe je de verzender dan ook vaak een groot plezier door snel te reageren.
Wanneer je denkt niet binnen enkele dagen te kunnen reageren is het netjes om een kort bericht terug te sturen met de mededeling dat je het bericht van de ander hebt ontvangen, en dat je verwacht over x dagen een reactie te zullen versturen.
Sommige e-mailproviders bieden overigens de mogelijkheid van een “Vacation message”. Een automatisch antwoord met een zelf op te geven mededeling, bijvoorbeeld dat je de hele maand juli op vakantie bent, en dat je daarna zo snel mogelijk een antwoord zal sturen.
Met name voor zakelijke e-mail zal de afzender een snelle (en persoonlijke) reactie zeer opprijs stellen. Het kan immers erg vervelend zijn als je op zoek bent naar wat informatie en je niet weet of iemand sowieso wel de moeite neemt je e-mail te beantwoorden.
Bij persoonlijke mail is de factor van het wachten meestal van een veel kleiner belang. Sterker nog: Volgens mij zijn er best wat mensen die niet dagelijks persoonlijk heen en weer mailen, maar hier vaak een paar dagen tussen laten zitten.
Voorbeeldtekst
De rest van dit hoofdstuk zal ik ieder punt proberen te illustreren op basis van een voorbeeld. Stel je dus voor dat je onderstaand mailtje van Piet Visser hebt gekregen:
Hallo,Ik ben op zoek naar een goed hotel in Parijs, niet te duur, graag
dichtbij het centrum, en goed bereikbaar met het openbaar vervoer.
Verder zoek ik een bedrijf dat auto’s verhuurt in Parijs.—
Piet Visser
P.Visser@example.com
http://www.example.com/PietVisser
Maak onderscheid tussen oorspronkelijk bericht en reactie
Vaak wil je in een antwoord reageren op het mailtje dat je gekregen hebt. Hierbij dien je iedere regel uit het oorspronkelijke bericht vooraf te laten gaan door een karakter, meestel het > teken.
Sommige software zet deze tekst in een ander kleurtje of plaatst er een blauwe balk voor. Zet dat zo snel mogelijk uit! Dit is namelijk geen platte tekst, en dus zou het voor de ontvanger wel eens onleesbaar kunnen zijn (zoals je al hierboven vlak boven Opties had kunnen lezen).
Knip in het oorspronkelijke bericht
Het is niet de bedoeling dat je het gehele oorspronkelijke bericht onveranderd laat staan in je reactie. Probeer het oorspronkelijke bericht zoveel mogelijk in te korten en te ontdoen van onnodige stukken, zoals de ondertekening van de schrijver.
Wanneer je midden in de tekst een stuk weghaalt, zou je dit duidelijk kunnen maken door op de betreffende plek “<knip>” te typen.
Als je reageert op een mailtje waarbij het niet nodig is om een stukje aan te halen, stuur dan ook niet het gehele originele bericht mee! Als iedereen zo zou antwoorden zouden alle e-mails ellenlang worden en voor niemand overzichtelijk.
Zie ook de uitleg onder het voorbeeld hieronder, bij “Reageer per onderwerp”.
Aanhef
Bij een antwoord is het gebruikelijk om na een eerste begroeting (zoals goedendag, beste en dergelijke) te beginnen met een tekst als deze:
Op 29 januari 2003 schreef Piet Visser (P.Visser@example.com):
> oorspronkelijke tekst...
>
Het ziet er wat onpersoonlijk uit (en dat is het meestal ook) maar kan bij het terug lezen van een (serie) mail erg functioneel zijn.
Reageer per onderwerp
Het is niet de bedoeling om de hele oorspronkelijke tekst in zijn geheel over te nemen en dan erna (of ervoor) een reactie typen. Reageer steeds onder ieder onderwerp dat wordt aangesneden, dus tussen de oorspronkelijke regels. Dit houdt het verhaal logisch.
Het reageren bovenaan het bericht, en het volledig aanhalen van het oorspronkelijke bericht wordt door velen gezien als minachting voor de lezer: de schrijver levert namelijk een erg onverzorgd stuk werk af en het kost de lezer veel moeite om het bericht te kunnen lezen.
Reageren tussen stukken aangehaalde tekst is het meest aan te raden. Vooral als de schrijver van het oorspronkelijke bericht meerdere vragen of stellingen heeft waarop je wilt reageren, is het handig om per onderwerp apart te reageren.
In het geval van ons voorbeeld:
Piet Visser schreef op 29 januari 2003:Hotel ‘xxx’ is een aanrader, ik ben er zelf ook geweest.
> Ik ben op zoek naar een goed hotel in Parijs,
> niet te duur, graag,dichtbij het centrum, en
> goed bereikbaar met het openbaar vervoer.
> Verder zoek ik een bedrijf dat auto’s verhuurt in Parijs.
Verhuurbedrijf ‘yyy’ zit er om de hoek, dus dat is erg handig.
Groeten,
Miels
Zoals al eerder gesteld dient alle irrelevante informatie weggehaald te worden. Zoals je ziet is dat hierboven ook netjes gedaan. De aanhef van Piet is verwijderd, evenals zijn ondertekening.
Mocht ik in het geval van het voorbeeld nou geen verhuurbedrijf weten, dan is dat gedeelte van Piet zijn e-mail voor het antwoord overbodig. Het is dan ook niet nodig die vraag over te nemen; verwijder hem liever.
In het voorbeeld was Piet gelukkig niet al te lang van stof. Je kan je ook een situatie voorstellen waarin Piet eerst helemaal uitlegt dat hij graag naar Parijs wil, maar dat hij heeft gehoord dat een hotel vinden zo moeilijk is, helemaal als het een beetje goed maar niet te duur moet zijn.
In zo’n geval zou je dat verhaal kunnen samenvatten. Dat doe je tussen rechte haken. In dit geval [Piet zoekt een goed en goedkoop hotel in Parijs].
Als je netjes op deze manier werkt kan je mooi onderaan het mailtje weer je eigen naam (en ondertekening) zetten. Ook wanneer je dan weer een antwoord terug krijgt (wat op bovenstaande wijze vorm wordt gegeven) kan je weer precies lezen wat je zelf had getypt, en hoe je daarop was gekomen.
Kortom…
- Probeer snel te antwoorden
- Maak onderscheid tussen origineel bericht en antwoord (door origineel met > te laten beginnen)
- Deel het origineel op in onderwerpen en reageer per item
Ik werk nog aan goede “volgende/vorige-pagina”-knoppen. Voor nu kan je hieronder handmatig klikken op de pagina waar je naar toe wil:
Doorsturen (ofwel forward)
Wanneer je een mailtje hebt ontvangen wil het wel eens gebeuren dat je denkt dat iemand anders ook wel in de inhoud van het betreffende mailtje is geïnteresseerd. In zo’n geval kan je het mailtje doorsturen naar deze persoon.
Algemeen
Om te beginnen is het belangrijk dat je zeker weet dat de ontvanger is geinteresseerd in het mailtje dat je wil doorsturen. Een relevant gedeelte van e-mail die men ontvangt is ongewenst (die mail noemt men “spam”), dus zorg ervoor dat je eigen mailtjes hier nooit toe zullen worden gerekend! Voor velen is het een vervelende en helaas dagelijks terugkerende klus om alle rommel-mail weg te gooien. Zonde van de tijd en het wekt bovendien vaak de nodige irritatie op. Probeer dat zoveel mogelijk te voorkomen.
Als je e-mail doorstuurt moet je er, net als bij het replyen, op letten dat je niet relevante zaken weghaalt. Als je een mailtje hebt gehad dat al door meerdere mensen is doorgestuurd, wil het nogal eens gebeuren dat je eerst pagina’s naar beneden moet scrollen, om daar de tekst te vinden waar het eigenlijk om gaat (vaak is iedere regel van deze tekst dan ook nog vooraf gegaan door talloze > tekens). Haal zowel alle tekst die is toegevoegd door anderen weg, evenals de genoemde > (quote-) tekens.
In het geval van doorsturen moet je echter selectiever knippen dan bij een antwoord. Het is meestal niet netjes om een bericht van iemand anders niet in zijn volledigheid weer te geven. Om dit te vergelijken met echte post: wanneer je een (kopie van een) brief naar iemand anders wil doorsturen geeft het niet als je de envelop verwijdert, maar om zelf hier en daar wat dingen in die brief te gaan zitten schrappen is niet de bedoeling. De eigenlijke tekst hoor je zoveel mogelijk met rust te laten.
Zorg er bij het doorsturen voor dat duidelijk is waar de originele tekst begint en eindigt. Veel e-mailprogramma’s doen dat al op bijvoorbeeld de volgende manier:
—–Original Message—–
From: Piet Visser
Sent: zondag 2 februari 2003 19:11
To: Miels van Schaik
Subject: Hoe te forwarden
>tekst van het mailtje>—–End Original Message—–
Verschillende soorten mailtjes die worden doorgestuurd
De mailtjes die worden doorgestuurd vallen in een aantal categorieën in te delen:
- Informatieve mailtjes
- Leuke of geluk brengende mailtjes
- Virus waarschuwingen
Hier zal blijken dat veel mailtjes uit de tweede en derde categorie niet op waarheid berusten. Waar deze onzin-mailtjes vandaan komen zal ook in dit hoofdstuk worden uitgelegd.
Informatieve mailtjes
Bij de mailtjes uit de andere categorieën zal hieronder blijken dat het vaak niet verstandig is om deze door te sturen. Gelukkig bestaan er ook nog gewoon informatieve mailtjes, met een inhoud die echt relevant is voor de ontvanger. Wanneer je de hierboven beschreven algemene regels aanhoudt, kan het geen kwaad om deze mailtjes door te sturen.
Leuke of geluk brengende mailtjes
Het is soms zo verleidelijk… een mailtje dat je geluk belooft als je het naar minstens 10 kennissen van je stuurt (en mocht je daar geen zin in hebben, dan kan je volgens het mailtje rekenen op 7 jaar ongeluk). Ook die serie moppen over de minister-president was zo lollig dat je eigenlijk vindt dat al je collega’s ze ook moeten lezen…
Toch doe je er verstandig aan dergelijke berichten niet zomaar door te sturen. Met name voor iemand die met veel kennissen communiceert per mail kunnen deze berichten een e-mailpostbus echt doen uitpuilen. Stuur dergelijke boodschappen alleen door als je zeker weet dat de ontvanger er blij mee is. In geval van twijfel: niet sturen! De meeste mensen ergeren zich alleen maar aan spam, je maakt hier dan dus geen vrienden mee.
Zelfs als je een mailtje doorstuurt uit “weldoenerij” valt het resultaat te betwijfelen. Een tijdje geleden circuleerde een mailtje over een jongetje dat nog maar een paar maanden te leven had, MAAR je kon helpen, want voor ieder adres naar wie je het mailtje doorstuurde zou dat jongetje 10 dollarcent van zijn internetprovider krijgen. Klinkt als een mooie actie: met het doorsturen kan je uiteindelijk wel verantwoordelijk zijn voor een mooie bijdrage aan het leven van deze jonge persoon…
Iets dergelijks lijkt mooi, maar kan helaas niet. Er is geen enkele manier voor die internet provider om te traceren hoe vaak dat mailtje in totaal is doorgestuurd. En al zou dat kunnen: waarom zou de provider per mailtje iets betalen? Wat schiet hij hiermee op? Als hij publiciteit zou willen, zou wel gewoon meteen geld worden gestort. Het mailtje is niets meer dan het resultaat van een lolbroek die het leuk vindt als zijn verzonnen tekst door veel mensen gelezen wordt.
Ook het bericht dat Microsoft alle hotmail adressen controleert en je verwijdert als je je mail niet doorstuurt, is complete onzin. Als Microsoft al zoiets zou beslissen, dan zouden ze gewoon kunnen kijken wie al minstens 6 maanden zijn mail niet heeft gelezen, en die mailboxen opheffen. De kans dat ze dit doen is uit te sluiten, maar mocht het ooit gebeuren, reken er dan maar op dat je dan persoonlijk een mailtje van ze krijgt. Het doorgestuurde mailtje berust dus op geen enkele waarheid; het is enkel een grap””.
Virus waarschuwingen
Je krijgt net een mailtje binnen, en de paniek slaat al snel toe: Er wordt gewaarschuwd voor een mailtje met het onderwerp “Bud Frogs Screen saver” dat een verschrikkelijk virus bevat! Bij het openen zal het alles op je harddisk wissen, en zal helemaal niets meer te herstellen zijn! Opgelucht dat je gelukkig op tijd gewaarschuwd bent en dus de fout van je leven niet zal maken, druk je snel op een paar knoppen om iedereen ook op dit verschrikkelijke wereldbedreigende virus te wijzen.
Niet doen dus!
Ook deze mailtjes zijn niet meer dan een grap van iemand die het leuk vindt als zijn mailtje over de hele wereld reist en door zoveel mogelijk personen wordt gelezen (zie ook hieronder, Waar komen onzin-mailtjes vandaan?). Er is zelfs een aparte term voor dergelijke berichten: hoax.
Als je toch wel onder de indruk bent van de mededeling, en je twijfelt of je het nu wel of niet door moet sturen, dan kan je op de sites van anti-virus software nakijken hoe het precies zit met de betreffende waarschuwing. Zie bijvoorbeeld de pagina’s over hoaxes van McAfee en Symantec.
Strikt gezien zou je zelfs als het wel een echt virus betreft het mailtje toch niet door moeten sturen. Je weet immers niet zeker of de ontvanger wel op die informatie zit te wachten! Wellicht heeft men al een goede virusscanner geïnstalleerd of heeft men besloten dat het duurder is om zich te beschermen tegen virussen dan zo af en toe een back-up nodig te hebben. Als iemand op de hoogte wil blijven van virussen kan hij zich het beste gewoon zelf inschrijven op een site die hier serieuze en onderbouwde informatie over verstrekt (zie bijvoorbeeld deze pagina van McAfee of Virusalert.nl). Het is niet aan jou om iemand anders dergelijke informatie op te dringen.
Over het algemeen kunnen virussen zich overigens ook pas verspreiden wanneer je het bestand hebt geopend. Hieruit kan je dus leren dat je nooit bijlagen moet openen waar je niet om hebt gevraagd, helemaal niet als je de afzender niet kent. (Dit is gelijk nog een reden waarom het niet verstandig is om leuke mailtjes (met een bijlage) door te sturen naar anderen: Je loopt het risico dat je een virus doorstuurt.) Als je al een bijlage opent die je niet kent, scan deze dan altijd op virussen.
Waar komen de onzin-mailtjes vandaan?
Zoals je hebt kunnen lezen zijn veel mailtjes onzin. Er wordt geschreven dat je misschien wel een virus krijgt, of dat je mailbox wordt afgesloten. Soms dienen deze mailtjes ook een goed doel, maar hoe dan ook: In de praktijk gebeurt er helemaal niets….
“Waarom bestaan die mailtjes dan?”, zal menigeen zich afvragen.
Het komt erop neer dat dergelijke mailtjes gewoon een grap zijn van iemand die het leuk leek om een mailtje te verzinnen wat de hele wereld over zou gaan. De uitdaging is dan natuurlijk om zo’n mooi verhaal af te steken dat die mail echt overal terecht komt. Het is dus niets meer dan een “kwajongensstreek”. Als je dergelijke mail kritisch beoordeelt zal je zien dat het echt niet meer is dan een streek.
De beste manier om met deze mailtjes om te gaan is ze gewoon te verwijderen. Stuur ze dus vooral niet door! Dat zal een kettingreactie doorzetten met als resultaat een hoop mensen die zich ergeren of zorgen maken zonder enige reden. Je zou zelfs de moeite kunnen nemen om de afzender van het betreffende mailtje te laten weten dat het niet verstandig was om die mail door te sturen (bijvoorbeeld door hem/haar naar deze site te verwijzen).
Kortom…
- Stuur alleen informatie door als je weet dat de ontvanger het interessant vindt
- Verwijder niet relevante gedeeltes
- Zorg dat begin en eind van oorspronkelijk bericht duidelijk zijn
- Stuur nooit viruswaarschuwingen of kettingbrieven door
Ik werk nog aan goede “volgende/vorige-pagina”-knoppen. Voor nu kan je hieronder handmatig klikken op de pagina waar je naar toe wil:
Bijlagen (ofwel attachments)
Soms is het handig of nodig om naast de gewone tekst van je mailtje iets anders toe te voegen. Voorbeelden hiervan zijn plaatjes, tekstbestanden (van bijvoorbeeld MS Word) of een Powerpoint-presentatie.
In bepaalde e-mailprogramma’s is het mogelijk om een plaatje of iets dergelijks direct tussen de tekst te zetten. Probleem is echter dat lang niet alle software dit ook goed kan afbeelden! Je loopt dus het risico dat de geadresseerde helemaal niet ziet wat jij zelf ziet. De vraag is dan maar of het mailtje als geheel wel te begrijpen is.
Over het algemeen geldt dat iets dergelijks het beste als bijlage bij een mailtje kan worden bijgesloten. Zet dus niet een plaatje tussen de tekst, maar voeg het apart toe. Sta er ook even bij stil dat het zo zou kunnen zijn dat de ontvanger een langzame computer heeft, en geen zin of tijd heeft om een groot bestand te openen. Wat ook kan gebeuren is dat de ontvanger niet de juiste software heeft om het bijgevoegde bestand te bekijken (zonder Excel heb je immers weinig aan een Excel bestand!).
Om dergelijke problemen te voorkomen is het een goed streven om in het leesbare gedeelte van je e-mail te beschrijven wat je hebt toegevoegd, en waar dat over gaat. Op basis hiervan kan de ontvanger beslissen of het de moeite waard is om bijvoorbeeld snel een computer op te zoeken waar het betreffende bestand wel te zien is. Ook kan je proberen de relevante gedeeltes uit de bijlage een keer direct in je bericht op te nemen door ze over te typen.
Tekst bijvoegen
Wanneer je een stuk tekst (bijvoorbeeld een Word document) wil meesturen, is het vaak beter om deze tekst gewoon te kopiëren en plakken, en zo direct in je mailtje te zetten. Zeker wanneer de tekst minder dan een pagina is, en de opmaak niet erg relevant is.
Realiseer je dat de geadresseerde best eens lui zou kunnen zijn. Iedere extra handeling die verricht moet worden om de inhoud te bekijken, zal de drempel verhogen. Als je even de moeite neemt om de tekst te kopiëren en te plakken zal het zeker door meer mensen worden gelezen. Vergeet hierbij niet om er op te letten dat je het geheel wel als platte tekst verstuurt (zoals hierboven is uitgelegd).
Pas wanneer teksten langer worden en opmaak een belangrijke rol gaat spelen kan je beter het bestand apart als bijlage toevoegen.
Kortom…
- Plaats geen objecten tussen de tekst van een mailtje, maar voeg ze toe als attachment
- Voeg zo min mogelijk tekst documenten toe als bijlage; kopiëer de tekst liever gelijk in het mailtje
Ik werk nog aan goede “volgende/vorige-pagina”-knoppen. Voor nu kan je hieronder handmatig klikken op de pagina waar je naar toe wil:
Privacy van e-mail
Een nadeel van e-mail is dat je privacyrechten makkelijk te schenden zijn, en dat de afzender niet zomaar te vertrouwen is. Zo kan iedereen met een paar drukken op de knop doen alsof hij/zij Piet Visser is, terwijl dat niet zo hoeft te zijn.
Stel nu dat de echte Piet Visser mij een mailtje stuurt. Met een beetje meer verstand van zaken kan iemand dit mailtje onderscheppen, lezen wat erin staat, eventueel dingen wijzigen en het gewoon bij mij aan laten komen. Met name voor bedrijfsgeheimen is dit niet echt gewenst.
In deze gevallen wordt dus bewust geprobeerd de inhoud van een bepaalde mail te achterhalen. Er zijn echter ook grootschaligere inbreuken op privacy op internet. Zo wordt een groot gedeelte van alle e-mail die wereldwijd wordt verzonden gescand op inhoud. Wanneer je in een mailtje “president” en “bom” schrijft, gaat ergens een lampje branden. Doe dat nog een keer, en een persoon leest je mailtje door (het Carnivore-project van de FBI gaat bijvoorbeeld die richting op). Het komt erop neer dat er ongevraagd in ieder mailtje wordt rondgeneusd.
Gelukkig is er bescherming mogelijk tegen deze praktijken. Zo kan je je e-mail beveiligen met encryptie-software, bijvoorbeeld Pretty Good Privacy (PGP) (lees meer op mijn pagina over PGP). Met dit programma kan je ervoor zorgen dat alleen de bedoelde ontvanger de mail kan lezen, en verder niemand. Ook weet deze ontvanger dan zeker dat jij de afzender was van het bericht, en dat het bericht in de tussentijd door niemand anders is gewijzigd.
Naast encryptie kan je ook gebruik maken van zogenaamde certificaten. Hiermee sluit je niet uit dat je bericht door iemand anders kan worden gelezen, maar het maakt de ontvanger wel duidelijk dat jij echt bent wie je zegt dat je bent. Iedereen die namens jou een mailtje probeert te versturen zal hierdoor makkelijk door de mand vallen. Thawte is een van de bekende uitgevers van deze certificaten.
Vergeet dus niet dat e-mail een weinig vertrouwelijke aangelegenheid is. Als je iemand iets belangrijks wil mededelen, zorg er dan voor dat je ofwel je mail beveiligt, ofwel de informatie via een ander medium verspreid (gewone post, al of niet aangetekend, of in levende lijve).
Ik werk nog aan goede “volgende/vorige-pagina”-knoppen. Voor nu kan je hieronder handmatig klikken op de pagina waar je naar toe wil: