Werk verzorgd

Het feit dat e-mailen snel en simpel is neemt niet weg dat je ook aan de inhoud en layout van een e-mailtje een beetje zorg moet besteden. Helemaal wanneer je een reactie van iemand verwacht is het tamelijk respectloos om maar even wat regeltjes neer te knallen en dan toch een goede reactie te verwachten. Het wordt gewaardeerd als je even de tijd neemt om je bericht netjes op te stellen.

Zorg er om te beginnen voor dat de tekst van een mailtje eruit ziet als een brief. Gebruik een aanhef die je van toepassing acht, begin wat je wilt vertellen met een inleiding, doe je verhaal in de rest van de body en sluit netjes af. Vergeet ook vooral niet om af en toe een witregel te gebruiken. Controleer tenslotte je bericht nog een keer op spelfouten.

Signature

Vaak wordt er na de afsluiting van de tekst nog (soms automatisch) een onderschrift (ofwel signature), toegevoegd. Hierin is vaak de volledige naam van de schrijver van het mailtje te vinden, evenals contactinformatie zoals telefoonnummer of het adres van een site. Bij mail verstuurd vanuit een bedrijf staat vaak ook de naam van de organisatie onderaan. Ook wil men nog wel eens een leuk citaat toevoegen (zie bijvoorbeeld een aantal van mijn favoriete quotes en signatures).

Het is gebruikelijk om het onderschrift te laten beginnen met twee streepjes, dan een spatie en dan een return (dus “– ” zonder de “). Dit heeft te maken met software die vaak wordt gebruikt voor het automatisch verwerken van mail. Door deze tekens weet dit programma dat hij aan het einde van het bericht is.

Probeer je onderschrift niet te lang te maken. Een maximum van vier regels is hierbij een mooi streven.

Een voorbeeld van een onderschrift:

—
Piet Visser
P.Visser@example.com
http://www.example.com/PietVisser”Sleep: A completely inadequate substitute for caffeine”

Eigenaardigheden: fonetisch schrift en smileys

Spelfouten horen net als bij een conventionele brief ook niet thuis in een e-mail, al komt het wel iets minder strikt. Zo gebeurt het in computerland regelmatig dat woorden meer fonetisch worden gespeld. Kijk dus niet raar op als er ergens “ff” in een mailtje staat. Wanneer je een woord niet snapt wil het ook wel eens helpen om het gewoon uit te spreken. In dit geval zie je twee keer de letter “f”, oftewel twee “effen”, wat natuurlijk “even” betekent. Zo kan je nog wel meer leuke dingen verw88. Hoe dan ook: deze bewust gekozen manieren van spelling vallen bij e-mail niet onder spelfouten. Ze maken deel uit van de digitale gebruiken, en zijn eigenlijk best een interessante ontwikkeling. De wenselijkheid hiervan is een discussie die ik op deze pagina niet aan zal gaan. Het valt natuurlijk niet aan te raden dergelijke constructies in een zakelijk bericht te gebruiken.

Naast dit in het begin vreemd aandoende fonetisch schrift zijn de zogenaamde “smileys” soms ook even wennen. Deze gezichtjes worden gebruikt om de bedoeling van een opmerking te verduidelijken. Met name grapjes verdienen vaak een smiley, omdat ze anders wel eens verkeerd opgevat kunnen worden. Een mooie manier om het aantal misverstanden te verkleinen.

De meest gebruikte smileys:
draai je hoofd een kwartslag om ze te kunnen zien

De liggende streepjes (neuzen) worden vaak weggelaten

Zie voor veel meer inspiratie NetLingo (pas op voor spierpijn in je nek doordat je je hoofd de hele tijd schuin houdt 😉 )

Voeg geen objecten toe tussen de tekst

Tegenwoordig zijn er wellicht veel mensen die Outlook gebruiken, maar vergeet niet dat niet iedereen dat doet! Toevoegen van plaatjes of andere embeddded objects kan leuk zijn, maar wanneer er tekst op deze plaatjes staat moet je er rekening mee houden dat de ontvanger deze afbeeldingen niet gelijk kan lezen. Probeer dus altijd ook voor een tekst te zorgen die de lading dekt.

Mocht je het toch noodzakelijk vinden om iets mee te sturen, gebruik dan liever een aparte bijlage (dit wordt hieronder op deze pagina nader uitgelegd). 

Verstuur mail in platte tekst

Veel e-mailprogramma’s bieden de mogelijkheid om de tekst in verschillende lettertypes af te beelden. Ook hier geldt echter weer, net als bij de hierboven genoemde objecten, dat niet iedereen dit goed kan ontvangen. Het is vaak dus overbodig om een mailtje mooi te lay-outen, en soms zelfs onwenselijk. De kans dat de ontvanger het heel anders te zien krijgt is groot. Gebruik dus bijvoorbeeld geen tabs om dingen netjes op een rijtje te zetten. Beter is het om hier spaties te gebruiken, al kan hier beter ook niet al te uitbundig gebruik van worden gemaakt.

Sommige mailprogramma’s beschikken ook over de mogelijkheid om e-mail in HTML (HyperText Markup Language) of RTF (Richt Text Format) te versturen. Hier gaat dezelfde vlieger op: je weet niet zeker of de ontvanger het wel goed kan lezen.

Op de volgende pagina’s staat voor een groot aantal e-mailprogramma’s uitgelegd hoe je het versturen van HTML uit kan zetten:

• Configuring Mailclients to Send Plain ASCII text (Pinehurst support)
• Sending Messages in Plain Text (RootsWeb helpdesk)

Kortom…

• Zorg voor overzichtelijke tekst, met witregels tussen alinea’s
• Kijk niet raar op van fonetisch schrift en smileys
• Gebruik geen objecten zoals plaatjes of grafieken in je mail
• Schrijf in platte tekst, dus niet in HTML of met verschillende lettertypen
• Begin een onderschrift met “streep-streep-spatie” en maak ‘m niet te lang